东北石油大学会议费管理办法

第一章 总则

第一条为了进一步加强和规范我校会议费管理，精简会议，改进会风，节约会议费开支，根据《黑龙江省省直机关会议费管理办法》(黑财行〔2014〕16号)等相关规定，参照其他高校标准，结合我校实际情况，特制定本办法。

第二条本办法适用于学校、各院系、各单位及项目课题组举办、承办或联合举办的各类国内会议。

第三条 各单位举（承）办会议应该按照规定提前落实经费及预算，没有经费及预算原则上不得举办、承办会议。

第四条 会议经费来源包括：其他单位划拨、经费预算安排和自筹代管经费。

第五条 我校承办的国际会议，参照《在华举办国际会议费用标准及财务管理办法》（财行〔2012〕1号)及学校实际情况编制会议预算，按学校规定审批后执行。

第二章 会议分类和管理

第六条 结合我校的实际情况，将学校会议分为学术类会议和行政类会议，并进行分类管理。

学术类会议是指因教学、科研业务需要举办的业务性会议，包括学术论坛、研讨会、咨询会等。

行政类会议是指除学术会议之外的其他会议，包括学校和各单位召开的工作研讨会、工作布置会议、总结表彰会等。

第七条 学校各类行政性会议原则上只允许在校内举行，不得安排各项会议费支出。校内会议室无法满足需要，经主管校领导批准可租赁外部会议室。

学校承办上级部门重要行政会议或学校重要行政会议校内无必需场所，经校长批准可在校外按规定标准举办。

第八条 各单位使用学校经费预算安排相关会议，应在申报单位预算时将会议费纳入本单位当年经费预算中。

第九条 各单位召开会议应当坚持厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效的原则，严格控制会议数量、规模，规范会议费管理。会议费预算要细化到具体会议开支项目。

第十条 各单位原则上应该选用价格低于会议费综合定额标准的学校内部宾馆、招待所等场所召开会议，选用外部宾馆、酒店应执行政府采购相关规定，在学校采购的定点酒店中选择。各单位不得到风景名胜区、旅游景点召开会议。

第十一条 会议举办单位(项目)负责人是会议费使用的直接责任人，对会议经费收支的真实性、合规性承担直接责任；各单位对本单位所举办的会议涉及的经济事项承担管理和监督责任。

第三章 会议费预算申报、审批程序

第十二条 事业经费预算安排的会议，要在申报经费预算时申报、审批会议费预算；科研项目及自筹、代管经费安排的会议，应在会议召开二周前申报、审批会议费预算。

第十三条 会议审批程序按《东北石油大学会议费预算及审批表》执行，会议费金额2万元（含2万元）以下由二级单位负责人或项目负责人审批，会议费金额5万元（含5万元）以下由主管单位或二级院部负责人审批。会议费金额5万元以上由主管校领导审批。（见附件1）

第四章 会议经费开支范围和报销标准

第十四条 会议费开支范围包括住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、医药费等。

交通费是指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的活动发生的交通支出。会议代表参加会议发生的城市间交通费，按照差旅费管理办法的规定回单位报销。

第十五条 会议费开支标准如下：

（一）会议费开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用，在综合定额标准以内据实报销。会议费定额控制标准如下（单位：元/人.天）：

其他费用包括会议室租金、交通费、文件印刷费、医药费等。

（二）会议住宿费在定额控制标准以内凭据报销。会议召开地代表原则上不安排住宿。工作人员除必须住会的以外，不安排住宿。

（三）伙食费票据应与会议议程中就餐地点相符。不得由旅行社等中介机构代开住宿费及伙食费发票。

（四）会议期间发生的专家讲课费、咨询费等参照学校相关经费管理办法执行。

学术类会议邀请专家的住宿费标准可参照《东北石油大学差旅费管理办法》执行。

（五）会议工作人员比例：学术类会议工作人员控制在代表人数的15%以内；行政类会议工作人员控制在代表人数的10%以内。

第十六条 各单位在会议结束后应当及时汇总票据，集中办理报销手续。会议费在开支范围内凭发票报销，票据日期应在会议期间。

第十七条 各单位会议费支付，应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行，以银行转账或公务卡方式结算，禁止以现金方式结算。

第十八条 会议费报销附件包括：

（一）经批准的会议预算表及审批文件。

（二）会议通知（包含会议议程）。

（三）实际参会人员签到表（格式见附件2）。

（四）会议服务单位提供的费用原始明细单据。

第五章 附则

第十九条 学校纪委、监察、审计等管理部门要严格会议经费管理，加强对会议费支出的检查与监督，主要内容包括：

（一）单位会议审批制度是否健全，会议活动是否按规定履行审批手续；

（二）会议费开支范围和标准是否符合规定；

（三）会议费报销手续是否符合规定；

（四）会议费管理和使用的其他情况。

对发现问题的单位，由学校纪检监察、审计等部门责令改正，违规资金应予追回，并视情况予以通报。对直接责任人和单位负责人，按学校相关规定处理。

第二十条 会议举办人员违反本办法规定，有下列行为之一的，依照学校相关规定追究相关人员的责任。涉嫌违法的，移送司法机关处理。

（一）预存、套取会议费设立“小金库”的；

（二）以虚报会议人数、天数等手段骗取会议费的；

（三）违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准的；

（四）违规报销与会议无关费用的；

（五）其他违反本办法规定的。

第二十一条 本办法由学校党政办公室、财务处负责解释。

第二十二条 本办法自公布之日起施行。

附件:1.东北石油大学会议预算及审批表

2.东北石油大学会议签到表

附件1：东北石油大学会议费预算及审批表

说明：1.会议借款和报销应按会议预算执行，如突破预算，须按原程序审批。

2.会议费开支实行定额控制。

3.专家讲课费、咨询费等按学校相关文件标准发放。

4.请另附该会议的详细内容说明。

附件2：会议签到表